Un sistema de carpetas puede ser muy lógico para quien lo creó y completamente opaco para los demás. Las abreviaturas, los nombres heredados y las excepciones viven en nuestra cabeza. El problema aparece cuando otra persona necesita encontrar una póliza, continuar un proyecto o recuperar documentos en un momento difícil. No hace falta escribir un manual de cincuenta páginas. La propia estructura debe explicar casi todo, y una nota breve puede resolver lo que no cabe en los no

A veces recuerdo perfectamente el momento, pero no el nombre. Sé que descargué el documento después de una llamada, que hice la foto durante un viaje o que envié la versión final un viernes. Esas pistas temporales pueden ser más útiles que probar palabras al azar. Buscar por fecha no consiste solo en ordenar una carpeta. Primero hay que entender qué fecha estamos viendo y convertir el recuerdo en un intervalo razonable. Tres fechas que pueden contar historias distintas Un arc

Separar los documentos personales de los laborales parece tan sencillo como crear dos carpetas. Lo difícil viene después, cuando una factura del teléfono sirve para ambos ámbitos, un curso empezó por interés personal y terminó siendo útil para el trabajo, o una fotografía pertenece a un proyecto que también queremos conservar en el archivo familiar. La solución no consiste en fabricar una carpeta para cada excepción. Empiezo con una frontera sencilla y decido cómo tratar los

Un billete, una etiqueta de devolución o el PDF con las instrucciones de una cita pueden ser importantes durante tres días y completamente inútiles después. Estos documentos breves plantean una dificultad curiosa: no merecen una estructura permanente, pero tampoco podemos perderlos antes de cumplir su función. Si los archivo como si fueran para siempre, llenan las carpetas estables. Si los dejo en Descargas, se mezclan con todo lo demás. La solución que mejor me funciona es d

En muchos ordenadores existe una carpeta llamada copia, otra llamada copia-buena y quizá una tercera dentro de Documentos antiguos. Verlas juntas da sensación de seguridad. Sin embargo, si todas viven en el mismo disco, comparten casi todos los riesgos importantes. Un fallo físico, un robo, una caída, un archivo malicioso o un borrado que afecte a la unidad puede llevarse las tres. Duplicar dentro del mismo lugar ayuda frente a una edición equivocada, pero no equivale a tener

El escritorio del ordenador tiene una cualidad peligrosa: siempre está a mano. Guardamos allí una factura para no olvidarla, una foto que queremos enviar, un documento a medio terminar y una carpeta que moveremos "luego". Durante unos días parece práctico. Después los iconos cubren el fondo y aquello que debía recordarnos algo deja de destacar. No necesito un escritorio vacío. Necesito que su contenido tenga una función. Si cada archivo puede permanecer allí sin fecha ni dest

Tres fotos casi iguales no siempre son tres fotos duplicadas. Puede cambiar una mirada, el enfoque, una mano que entra en el encuadre o un detalle que solo importa a quien estaba allí. Por eso no me gusta empezar una limpieza de imágenes con el botón de borrar. Empiezo comparando. Los duplicados exactos son la parte sencilla. Las ráfagas, las versiones editadas, las copias recibidas por mensajería y las fotografías parecidas exigen una decisión distinta. Reducir el archivo ay

Una carpeta por año es una de esas ideas que parecen resolverlo todo. 2024, 2025, 2026: tres puertas claras, ningún nombre extraño y una sensación inmediata de orden. Para muchos documentos funciona muy bien. El problema llega cuando aplicamos el año a cualquier cosa solo porque es un criterio fácil. La fecha responde a una pregunta concreta: "¿Cuándo ocurrió?". Si esa es también la pregunta que nos haremos al buscar el archivo, el año resulta útil. Si pensamos antes en una p

Un criterio sencillo para poner a los archivos nombres que sigan siendo comprensibles cuando ya hemos olvidado el contexto.

Una rutina breve para que Descargas siga siendo una bandeja de entrada y no se convierta en un archivo permanente.